Por encargo del Departamento de Humanidades nos encontramos en búsqueda de un/a profesional para cubrir el rol de Asistente de Gestión de Información, que cumpla con el siguiente perfil:
Misión del puesto: Organizar, conservar y procurar el acceso rápido y eficiente al flujo de información que se genere en las comuniciones internas del Departamento y con otras unidades de la universidad, en el marco de un proceso constante de transformación digital.
Funciones:
1. Gestionar y mantener actualizados los sistemas de información del Departamento para generar información de calidad adaptada a los antiguos y nuevos sistemas de gestión de la Universidad,
alineándolos con los procesos de digitalización en curso dentro del Departamento y de la Universidad.
2. Coordinar actividades y comunicaciones relativas a la gestión de los sistemas de información y archivos con otras unidades de la universidad a fin de alinearlos con la normativa institucional y procesos de digitalización en general.
3. Organizar y mantener el archivo historico y administrativo del Departamento utilizando herramientas digitales que permitan crear bases de datos, alineando su funcionamiento a las normas de la universidad en lo que respecta a procesos de conservación física y/o digitalización de la documentación.
4. Gestionar y automatizar el proceso de atención de consultas y solicitudes de información del personal, tanto a nivel interno (jefatura del departamento, personal administrativo, docentes e instructores) como externo (otras unidades de la universidad), así como implementar herramientas digitales que faciliten la recopilación, seguimiento y respuesta a estas solicitudes.
5. Gestionar la respuesta a requerimientos de entidades externas a la universidad,
utilizando herramientas digitales que faciliten la comunicación con instituciones y personas afines a fin de asegurar que las interacciones estén alineadas con la misión del Departamento.
6. Apoyar en la gestión logística del Departamento (compra de materiales de oficina, generación y atención de solicitudes y servicios generales) para contribuir con el correcto control de recursos asignados al Departamento.
7. Implementar herramientas y metodologías que faciliten la programación y el seguimiento de los calendarios internos, así como la agenda del jefe del departamento a fin de asegurar el cumplimiento de de los objetivos estratégicos de la unidad según sus prioridades.
8. Brindar capacitación en el uso de plataformas de gestión de información a fin de asegurar que el personal docente y administrativo las utilice correctamente.
9.
Evaluar y rediseñar los procesos de gestión de información para identificar oportunidades de mejora que se alineen con las necesidades de la unidad.
10. Realizar la actualización de las bases de datos con el objetivo de asegurar que la disponibilidad de información esté precisa y actualizada.
11. Analizar información y generar reportes que apoyen a la toma de decisiones y la planificación estratégica en la unidad.
12. Realizar otras funciones complementarias o afines que le sean designadas por su superior inmediato.
Requisitos:
- Bachiller de las carreras de Ciencias de la Información, Ingeniería Electrónica o afines.
- Contar con dos años de experiencia como Asistente en el área de ciencias de la información.
- Conocimientos de Microsoft Office a nivel intermedio.
- Conocimientos de Herramientas de G-Suite.
- Conocimientos de Kissflow a nivel básico.