Asistente de Administración y Logística - Ica HIAS busca una Asistente Logístico Administrativo que brindará soporte en tareas administrativas y logísticas relacionadas con la operación diaria del proyecto, en coordinación con el Coordinador del Proyecto y el Oficial de Logística a nivel nacional.
Su función principal será brindar apoyo logístico en terreno y actividades en campo requeridas por la oficina de Lima en el marco del proyecto financiado por PRM, asegurando una correcta ejecución de los procesos logísticos y cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales de HIAS y las normas del donante.
- Atender los requerimientos de abastecimiento de bienes y servicios necesarios para el proyecto, asegurando el cumplimiento de las políticas de adquisiciones de HIAS, las regulaciones del donante y las leyes locales aplicables.
- Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y gestionar órdenes de compra con proveedores, en estrecha coordinación con el Coordinador/a y el Oficial de Logística Nacional.
- Documentar los procesos de adquisiciones y dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la autorización de pago y la entrega de los bienes y servicios.
- Apoyar en la organización e inventario de la oficina y de los materiales relacionados con el proyecto.
- Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier con proveedores seleccionados.
- Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores.
- Gestionar el envío y recepción de correspondencia, sobres y paquetes, tanto de forma interna como externa.
- Administrar la caja chica, verificando y registrando los documentos de soporte de los egresos realizados.
- Gestionar la recepción, custodia y entrega de vales de alimentación (TPP/SODEXO), de acuerdo con los proyectos vigentes.
- Coordinar y gestionar el pago de servicios varios (agua, luz, telefonía, arbitrios, otros).
- Coordinar los requerimientos de movilidad del proyecto, optimizando el uso de los vehículos institucionales o gestionando proveedores externos cuando sea necesario.
- Realizar trámites administrativos dentro de la región, según las necesidades de la oficina.
- Brindar apoyo logístico en actividades programáticas como reuniones, talleres y eventos.
- Ejecutar otras tareas asignadas por el Coordinador Territorial/ Responsable Local/Líder Territorial y el Oficial de Administración y Logística.
- Experiencia: Experiencia mínima de 1 año en posiciones similares, preferentemente en ONGs u organismos de cooperación internacional.
Habilidades y Conocimiento: - Manejo del programa MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Conocimientos básicos en gestión de inventarios y control de almacenes.
- Experiencia en logística de eventos y gestión de proveedores.
- Disponibilidad para viajar a las áreas de intervención del proyecto.
- Conocimiento en normativas y procedimientos de adquisiciones en proyectos financiados por donantes internacionales.
- Conocimientos en el uso de sistemas ERP, preferiblemente Netsuite a nivel intermedio.
HIAS está comprometida con un proceso de selección justo y respetuoso, y hace su mejor esfuerzo para responder a cada candidato/a.
Priorizamos la comunicación y transparencia con todos/as los/as candidatos/as, incluso aquellos que no avanzar en el proceso.
Proceso de Selección: 1.
Presentar/enviar su aplicación.
2.
Aplicación de Prueba Técnica, caso práctico, o prueba psicolaboral.
3.
Entrevista con el líder del proceso (virtual o presencial).
4.
Entrevista con un panel de empleados/as de HIAS (virtual o presencial).
5.
Comprobación de referencias.
6.
Oferta laboral.
7.
Empieza tu viaje profesional con HIAS.
HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión.
Hacemos nuestro trabajo con integridad, rendición de cuentas, transparencia y con compromiso, con los más altos estándares éticos.
Se alienta a postularse a personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de desplazamiento forzado o inmigración.
HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran acogida, seguridad y oportunidades.
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