Descripción del empleo I. Función Principal Apoyo en el proceso de abastecimientos de bienes y servicios requeridos por la oficina de WWF Perú.
Brindar soporte en el registro de gastos relacionados con bienes y servicios en el sistema Workday, así como los cargos de pasajes aéreos y de viajes.
Brindar soporte en el cumplimiento de las políticas y procedimientos de WWF y de los donantes en lo concerniente a procesos de adquisiciones de bienes y servicios. II.
Principales Responsabilidades Apoyo en el registro mensual de rendiciones de pasajes aéreos y cargos en el sistema Workday de las tarjetas institucionales.
Apoyo en la realización mensual de las conciliaciones entre estado de cuenta de la tarjeta institucional y el reporte de pasajes de la agencia de viaje.
Realizar el registro de nuevos proveedores en el sistema Smartsimple y Workday.
Apoyo en la revisión de los requerimientos de compra planteados e identificar posibles omisiones de información.
Apoyar en la revisión de las especificaciones técnicas de cada solicitud, identificar proveedores potenciales para recopilar, preparar y comprobar la documentación a proporcionar, velando por la optimización de recursos y tiempo.
Brindar soporte en la emisión órdenes de compra y servicios (PO-Purchase Order), incluyendo el proceso de firma de los proveedores.
Apoyar en la recepción, validación de cantidades y especificaciones técnicas de los equipos y/o suministros conforme la descripción de los PO emitidos.
Apoyar en la coordinación con proveedores para resolver problemas, comunicar los cronogramas y expectativas de entrega y mantener relaciones positivas.
Realizar el cierre de PO abiertos en el sistema Workday de forma mensual.
Apoyar en el proceso de actualización de status de los activos fijos en workday para dar paso a la depreciación.
Apoyar en la conciliación del inventario de activos fijos entre contabilidad (workday) y AAS.
Apoyo en el registro de pagos a proveedores en el Sistema Workday. Brindar soporte administrativo en la canalización (diseño e implementación) de los eventos en la oficina o externos.
Brindar soporte en la gestión de archivos físicos y digitales del área AAS.
Apoyar en mantener y actualizar la base de datos de proveedores.
Realizar otras actividades asignadas por el/la Especialista de Adquisiciones, Acuerdos y Servicios o quien haga sus veces.
Requisitos I. Requisitos mínimos Formación Académica Educación: Estudiante de últimos ciclos en Administración, Contabilidad o carreras afines Experiencia: Experiencia atención al cliente (deseable) Experiencia de 03 meses en el área administrativa o contable (deseable) Conocimientos Procesos contables Procesos administrativos Manejo del MS Office a nivel usuario intermedio.
Idioma inglés a nivel intermedio (deseable). II.
Habilidades y destrezas Comprometidos con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos.
Identifica y se alinea con los valores fundamentales de WWF: Valentía, Integridad, Respeto y Colaboración: Demuestra valor al hablar incluso cuando es difícil o impopular.
Demuestra habilidades interpersonales, incluido el servicio al cliente y habilidades de liderazgo.
Genera confianza con los colegas actuando con integridad, reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable.
Acepta otros puntos de vista e ideas, reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad, curiosidad y aliento.
Hace esfuerzos conscientes para promover prácticas, comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos.
III.
Competencias Las competencias para este puesto son los siguientes: Construir relaciones de trabajo.
Manejo de Tareas.
Otros aspectos por considerar: Manejo efectivo del tiempo Organización para trabajar efectivamente bajo presión Respeto y valoración a la diversidad biológica y cultural Integridad Adaptabilidad Flexibilidad Sensibilidad cultural y social Empatía Información adicional Instrucciones para Aplicar: Las personas que cumplan con los requerimientos solicitados y que encuentren interés en postular para esta posición, favor completar la aplicación hasta el 12 de enero del 2025.